L'art de faire la différence par le marketing !

La checklist pour une com’ d’évènement bien rodée

Avant la logistique, avant les intervenants… il y a la com ! Organiser un événement, c’est comme lancer un super film : vous pouvez avoir les meilleurs intervenants, le lieu parfait et le programme. Mais si personne n’est au courant ? Eh bien, personne ne viendra.

Et sans audience, pas de moment fort à partager, pas de photos, pas de replay. Bref : pas de post-event digne de ce nom.

En réalité, la réussite d’un événement commence avec une communication bien pensée. Une campagne claire, régulière et engageante, c’est ce qui va donner envie, faire parler de l’événement avant même qu’il n’ait lieu, et surtout, créer de l’attente auprès du public.

Avant de penser déco ou traiteur, pensez stratégie com’ : informez, expliquez, rendez votre event visible et mémorable dès le départ.

Alors, prêts à booster votre prochain événement ?

Voici la checklist ultime (testée et approuvée) pour une communication qui fait vraiment la différence.

Avant l'évènement : préparer et faire venir le monde

Clarifier les bases de votre stratégie com

Avant de rédiger un post LinkedIn ou d’envoyer un seul email, posez-vous les bonnes questions :

  • Quels sont les objectifs de votre événement ? (Faire connaître votre marque, générer des leads, fidéliser, recruter … ?)
  • À qui vous vous adressez ? (Prospects, clients, étudiants, partenaires, presse ?)
  • Quel ton adopter ? (Formel, fun, expert, accessible…)

Ce cadrage est le socle de toute votre communication. Il vous aidera à créer les bons contenus, à choisir les bons canaux, et à parler le langage de votre cible.

Choisir les bons canaux pour atteindre la bonne audience

Tous les canaux ne se valent pas. Votre audience est sur certains terrains, pas sur tous. Le bon mix dépend de votre cible.

  • Réseaux sociaux : LinkedIn pour les pros, Insta pour l’aspect visuel, X pour l’instantanéité. Soyez actifs, engageants, et surtout… encouragez votre communauté à partager ! Chaque repost, story ou tweet, c’est un pas de plus vers un événement visible et bien rempli.
  • Emailing : pour les invitations personnalisées, relances programmées, confirmations, etc.
  • Phoning: si votre objectif est de générer de nouveaux leads qualifiés, le phoning est votre allié. Il permet non seulement d’engager un premier contact direct, mais aussi de valider et qualifier efficacement votre base de données. Un échange rapide par téléphone peut faire toute la différence pour confirmer l’intérêt réel, ajuster le discours et préparer le terrain pour un meilleur taux de présence le jour J.
  • Landing page dédiée : simple, claire, avec formulaire d’inscription intégré.

👉 Et bien sûr, le choix des canaux dépend aussi de votre budget com’ et des ressources disponibles. Plus il est confortable, plus vous pouvez multiplier les actions (emailing + réseaux + ads + SMS + call…). L’idée, c’est d’optimiser au mieux selon vos moyens et vos objectifs !

💡À savoir

Il existe aujourd’hui plein de plateformes automatisées hyper pratiques pour gérer vos listes d’inscrits sans prise de tête : Brevo, Pardot, Hubspot… Ces outils vous permettent de centraliser, qualifier et suivre vos inscrits facilement, tout en automatisant certains envois (relances, confirmations, etc.).

Créer un contenu engageant : captez l’attention dès le premier scroll !

Pour donner envie de s’inscrire (et surtout de venir), votre contenu de communication doit être clair, attractif et orienté action. Voici les points essentiels à ne pas louper :

  • Soyez simple, soyez clair

Dès les premiers visuels ou messages, l’audience doit comprendre quoi, quand, où et pourquoi.

👉 Date, lieu, objectif de l’événement et public concerné doivent sauter aux yeux. Pas de place au flou.

  • Utilisez des formats qui captent vraiment l’attention

La vidéo est aujourd’hui le format roi : teaser en 30 secondes, interview flash d’un intervenant, coulisses en mode story… Soyez créatif !

Un bon visuel ou un court reel vaut mille mots (et mille clics aussi).

💡Astuce pratique

Recyclez intelligemment vos anciens événements : si vous avez déjà organisé des events similaires, c’est le moment de les mettre en valeur ! Une petite vidéo récap’, des témoignages d’anciens participants, des photos d’ambiance… ça permet à votre audience de se projeter et de créer de la confiance.

Pensez à la documentation

La documentation fait pleinement partie de votre plan de communication. Elle doit être anticipée et préparée avec autant de soin que le reste : c’est ce que vos participants verront, liront, emporteront.
C’est donc bien plus qu’un support : c’est une extension de l’expérience que vous proposez.

💡 Préparez à l’avance tout ce dont vos invités auront besoin :

  1. Fiches informatives (programme, speakers, plans…)
  2. Signalétiques (orientation, messages clés)
  3. Supports de présentation (slides, vidéos, écrans…)
  4. Goodies (utile + mémorable = gagnant)
  5. Badges personnalisés (pratiques et pros)
  6. Cartes de visite des membres de votre équipe
  7. Éléments de production imprimés : roll-ups, kakemonos, affiches…

Anticipez le process complet – rédaction, design, impression et logistique car une belle com’ passe aussi par des supports bien pensés et bien présentés.

Une communication bien rythmée commence par un rétroplanning adapté

Une bonne communication événementielle, c’est avant tout une bonne organisation dans le temps. Et pour ça, rien de plus efficace qu’un rétroplanning précis et bien ficelé. Mais attention : il n’existe pas de modèle unique.
Plus vous anticipez, plus votre message a de l’impact. Un post publié trop tard, une info oubliée, et c’est une part de votre audience qui passe à côté.

👉 Le timing de vos actions dépend directement du type d’événement, de vos objectifs… et surtout de votre cible.

Prenons deux exemples :

  • Pour un événement grand public ou grand format, avec une cible large, commencer la communication tôt est essentiel : on installe une présence, on crée l’envie, on laisse le temps aux gens de s’organiser.
  • Pour un événement plus confidentiel ou interne, une com plus courte mais ciblée peut suffire, surtout si la réactivité est forte dans la culture de l’audience.

Avant même de penser rétroplanning, posez-vous les bonnes questions dès le début pour construire un plan cohérent.

 Exemple

Voici un exemple simple pour rythmer votre com’ avant l’event :

  • J-30 : Annonce de l’événement (Objectif, lieu, thématique, promesse.)
  • J-27 : Focus sur le programme
  • J-25 : Présentation des intervenants
  • J-20 à J-1 : Témoignages, coulisses, rappels d’inscription, teasing vidéo, quiz interactifs…

🧩 Le secret : planifiez tout à l’avance !

Chaque action de com doit avoir sa case dans votre rétroplanning. Pas d’impro. Pas de panique de dernière minute. Juste une campagne fluide, cohérente et impactante.

💡Astuce pratique

Utilisez un outil comme Trello, Notion… pour suivre votre planning de contenus en équipe, visuellement et efficacement.

La communication interne, pilier de l’organisation le jour J

On parle souvent de communication externe, de visibilité et de contenus engageants… mais la réussite d’un événement repose aussi, et surtout, sur une communication interne bien rodée. Dès le départ, il est essentiel d’aligner le marketing et la communication avec les services concernés (comme les équipes commerciales) pour garantir une coordination parfaite le jour J.

👉 Le jour J ne s’improvise pas.
La dynamique, la fluidité, la capacité à gérer les imprévus… tout dépend en grande partie de la préparation en amont avec vos équipes.
Autrement dit : votre plan de communication ne doit pas rester dans un coin de fichier partagé. Il doit vivre, circuler et être compris par tous.

🎯 Comment bien s’organiser ?

Voici les fondamentaux à prévoir :

  • Informer les équipes concernées dès les premières étapes, pas seulement la veille. Cela crée un sentiment d’implication et de responsabilité.
  • Partager clairement le plan de communication (les actions prévues, les temps forts, les formats de contenus, les messages clés, etc.).
  • Définir les rôles de chacun pour le jour J : qui gère les réseaux ? Qui accueille les invités ? Qui est chargé du live ? Qui coordonne les intervenants ?
  • Organiser un brief global à J-1 pour s’assurer que tout le monde est aligné, disponible et bien équipé (contacts utiles, planning, outils, mots de passe, supports imprimés…).

💡 Astuce pro : Préparez un « kit jour J » pour l’équipe (digital ou imprimé), avec toutes les infos clés, à consulter en un coup d’œil.

Pendant l’event : créer du contenu et générer de l’interaction

Un événement réussi ne se vit pas uniquement sur place : il se partage, se commente et se viralise en direct. Votre objectif ? Créer du contenu en temps réel pour capter l’attention, engager votre audience et amplifier votre visibilité.

Rendre l’événement vivant… en ligne aussi !

Votre événement doit vivre en simultané sur les réseaux sociaux. Même ceux qui ne sont pas présents physiquement doivent avoir l’impression d’y être.
Stories en direct, live tweets, vidéos courtes, reels, coulisses, utiliser un hashtag officiel… tout est bon pour créer une immersion instantanée.

💡À savoir

Chaque événement a sa propre stratégie de communication. Par exemple, un grand événement corporate nécessite une couverture en ligne plus dynamique (live streams, posts réguliers, vidéos), tandis qu’un événement interne peut privilégier une approche plus intime avec des contenus exclusifs et interactifs. Tout dépend du type d’événement et de l’objectif visé !

Interagir avec les participants (et ceux qui ne sont pas là)

Vous avez une salle pleine ? Super ! Mais n’oubliez pas : un événement se vit autant sur place qu’à distance. L’objectif est simple : faire vivre une expérience immersive et interactive, peu importe où se trouve votre audience.

✅ Sur place : créez une vraie expérience

L’interaction commence dans la salle, et elle ne passe pas que par le micro. Pensez à des éléments visuels et dynamiques qui renforcent l’engagement :

  • Des panneaux, fiches et documentations clairs et bien designés, pour rappeler l’agenda, les intervenants, les partenaires ou vos messages clés.
  • Des quiz en direct pour tester les connaissances du public ou faire gagner des goodies.
  • Des concours ou défis (ex : meilleur post avec le hashtag de l’event) pour inciter à partager sur les réseaux.
  • Un photocall ou un coin Instagrammable, pour créer du contenu visuel facilement partageable.
  • Des boîtes à idées ou questions pour laisser le public s’exprimer de façon simple et fluide.

✅ À distance : engagez en temps réel

Pendant ce temps, ceux qui suivent à distance ne doivent pas être oubliés. Mettez en place des actions dédiées :

  • Sondages en story, QR codes à scanner pour participer en live.
  • Questions ouvertes sur les réseaux, avec incitation à répondre.
  • Live streaming sur LinkedIn, Facebook ou YouTube, pour faire vivre l’event à ceux qui n’ont pas pu venir.
  • Repartage des posts de vos participants avec le hashtag officiel.

L’objectif : créer un dialogue vivant et faire de chaque participant – présent ou en ligne – un acteur de votre événement.

💡À savoir

Un animateur dynamique ou un maître de cérémonie peut aider à garder l’ambiance active et à relancer les moments creux.

Après l'évènement : capitaliser et analyser

L’événement est terminé ? En réalité, la mission ne fait que commencer. La phase post-event est cruciale pour transformer vos efforts en résultats concrets et préparer les prochaines éditions.

Valoriser tout ce qui a été produit

Ne laissez pas votre événement mourir après le dernier slide ou le dernier mot de clôture. Il a généré du contenu, de l’énergie, des échanges : il est temps de capitaliser dessus !

Réutilisez vos contenus :

  • Sélectionnez les meilleurs moments pour créer des capsules vidéo (reels, stories, mini-interviews, making of…).
  • Réalisez un after-movie à diffuser sur vos réseaux et à envoyer aux participants.
  • Transformez vos prises de parole en articles de blog, posts LinkedIn, ou même en infographies.

Publiez les coulisses :

  • Montrez l’envers du décor : les préparatifs, les interactions, les réactions à chaud.
  • Cela humanise votre marque et renforce l’attachement à votre univers.

Partagez les retours des participants :

  • Témoignages, citations marquantes, posts republiés : tout ce qui montre l’impact réel de votre événement.
  • N’oubliez pas de remercier publiquement les participants, les intervenants et les équipes.

Mesurer, apprendre, recommencer (en mieux)

Un événement réussi, c’est aussi un événement qui vous fait progresser.

Analysez vos KPIs :

Vous définissez les KPIs à suivre selon vos objectifs spécifiques, voici un exemple de KPIs :

  • Taux de participation réel vs inscriptions
  • Engagement sur les réseaux sociaux
  • Nombre de leads générés, rendez-vous pris ou taux de vente
  • Taux de satisfaction (via formulaire, sondage, etc.)

Écoutez et tirez des enseignements :

  • Qu’est-ce qui a bien marché ?
  • Quelles sont les pistes d’amélioration ?
  • Comment mieux impliquer certaines cibles la prochaine fois ?

Centralisez toutes vos données dans un document bilan partagé avec vos équipes. Cela vous servira de base pour les futurs événements.

💡Astuce pratique

Pensez à envoyer un email post-event avec : 

  • Un mot de remerciement
  • Les contenus clés à revoir
  • Un lien vers un formulaire de feedback
  • Et pourquoi pas, un teaser du prochain événement ? 😉

En résumé, la clé du succès pour un événement, c’est d’être prêt à 100%. Trois étapes : avant, pendant, après. Chacune a son importance, alors ne laissez pas filer les détails. Un bon plan de com’ c’est comme une bonne recette : bien dosé, bien organisé, et bien préparé.